Ressourcen für Teams
Die Materialien auf dieser Seite richten sich an Verantwortliche aus Einkauf, Finance, IT und Revision, die konkrete Unterlagen für Workshops, interne Abstimmungen und Entscheidungsgrundlagen benötigen.
№ 001
Prozesslandkarte erstellen
Leitfaden für die Erstellung einer strukturierten Prozesslandkarte als Grundlage für digitale Beschaffungsworkflows.
№ 002
Spend Daten ordnen
Kurzpapier zu Aufbau und Nutzung einer konsistenten Datengrundlage für Spend Analysen im Einkauf und Finance.
№ 003
Pilot strukturiert planen
Praxisnaher Ablaufplan für Pilotprojekte, mit dem sich digitale Workflows im begrenzten Umfang erproben lassen.
№ 004
Governance Fragen klären
Sammlung typischer Governance Fragestellungen rund um Beschaffung und deren Übersetzung in klare Richtlinien.
Beschaffung transformieren
Wie lässt sich Beschaffung so digitalisieren, dass sie zu bestehenden Strukturen passt. Unser Team nutzt die Methode Strukturierte Prozesslandkarte: Zuerst werden Genehmigungswege, Datenquellen und Rollen dokumentiert, dann in klar abgegrenzte Szenarien übersetzt. So entsteht ein Rahmen, in dem digitale Workflows nicht abstrakt geplant, sondern entlang realer Abläufe aufgebaut werden.
Spend strukturieren
Spend Optimierung beginnt selten mit einem neuen Tool, sondern mit einer gemeinsamen Datensicht. In Projekten arbeiten wir mit einem dreistufigen Schema: Datenquellen sichten, Warengruppenlogik vereinheitlichen, Kennzahlen definieren. Erst danach folgen detaillierte Analysen. Dieser Ansatz reduziert Diskussionen über Zahlen und schafft Raum für inhaltliche Entscheidungen.
Lieferanten steuern
Lieferantenbeziehungen funktionieren besser, wenn Daten und Kommunikation zusammengeführt werden. Unsere Beiträge zeigen, wie Stammdaten, Verträge, Bewertungen und Vorgänge in einer konsistenten Struktur abgebildet werden können. Im Mittelpunkt stehen dabei nachvollziehbare Kriterien, klare Rollen und ein Umgang mit Ausnahmen, der dokumentierbar bleibt.
Entscheidungen dokumentieren
Procurement Transformation berührt Einkauf, Finance, IT und Revision. In unseren Artikeln beschreiben wir, wie interdisziplinäre Teams mit dem Modell Gemeinsamer Entscheidungsraum arbeiten: Annahmen explizit machen, Alternativen dokumentieren, Grenzen klar benennen. So entsteht ein Entscheidungsprotokoll, das spätere Anpassungen erleichtert und Diskussionen versachlicht.
Praktische Hinweise für Projekte
Diese Hinweise basieren auf Beobachtungen aus Projekten, in denen Beschaffungsprozesse schrittweise digitalisiert und an bestehende Finanzstrukturen angebunden wurden. Sie ersetzen keine individuelle Beratung, geben aber eine erste Orientierung für interne Diskussionen.
Pilotprozess bewusst auswählen
Wer Beschaffungsdigitalisierung starten möchte, steht oft vor der Frage, welchen Prozess er zuerst adressiert. Bewährt hat sich ein Pilot mit mittlerem Volumen und klaren Stakeholdern. Prozesse mit sehr hoher Komplexität oder starkem Sonderfallanteil eignen sich weniger für den Einstieg. Ein sauber definierter Scope, dokumentierte Annahmen und eine einfache Erfolgsmessung erleichtern spätere Entscheidungen über den Ausbau.
Richtlinien vor Technik klären
Digitale Workflows entfalten nur dann Wirkung, wenn Richtlinien klar formuliert und akzeptiert sind. Vor der technischen Umsetzung sollten daher Rollen, Schwellenwerte und Ausnahmen in einem schlanken Richtliniendokument beschrieben werden. Dieses Dokument dient als Referenz für Konfiguration, Schulungen und spätere Anpassungen und verhindert, dass Regeländerungen unbemerkt in der Technik stattfinden.
Wenige, klare Kennzahlen nutzen
Stakeholder erwarten nachvollziehbare Informationen darüber, was sich durch ein Projekt verändert. Statt umfangreicher Berichte hilft häufig ein einfaches Set von drei bis fünf Kennzahlen, die regelmäßig betrachtet werden. Typische Beispiele sind Durchlaufzeiten, Anteil strukturierter Bestellungen und Häufigkeit von Sonderfreigaben. Wichtig ist, diese Kennzahlen früh zu definieren und transparent zu kommunizieren.
Kleines Kernteam etablieren
Beschaffungsdigitalisierung betrifft Einkauf, Finance, IT und Revision. In vielen Projekten entsteht Reibung, wenn Entscheidungen nur in einer dieser Gruppen getroffen werden. Ein kleines, interdisziplinäres Kernteam mit klaren Zuständigkeiten und dokumentierten Entscheidungen reduziert spätere Abstimmungsaufwände und erleichtert die Priorisierung von Anforderungen.
Aktuelles rund um Plattform und Fachinhalte
Aktuelle Hinweise zu Produktweiterentwicklungen, Fachveranstaltungen und neuen Praxisunterlagen helfen dabei, Beschaffungsprojekte mit aktuellen Informationen zu planen.
Produkt
Neue Optionen für warengruppenspezifische Pflichtfelder veröffentlicht
Die aktuelle Version der Plattform erweitert das Modul für Bedarfsanforderungen um konfigurierbare Pflichtfelder je Warengruppe. Damit können Unternehmen sicherstellen, dass für bestimmte Kategorien zusätzliche Informationen wie Vertragsbezug, Lieferort oder Projektcode abgefragt werden. Die Konfiguration erfolgt über eine übersichtliche Oberfläche, Änderungen werden versioniert protokolliert.
Event
Kurzwebinar zum Aufbau eines Business Case im Procurement
In einem kompakten Online Termin diskutiert unser Team gemeinsam mit Verantwortlichen aus Einkauf und Finance, wie sich Business Cases für Beschaffungsprojekte sachlich aufbauen lassen. Anhand anonymisierter Beispiele werden typische Kostenblöcke, qualitative Effekte und Risiken strukturiert dargestellt. Die Teilnahme richtet sich an Personen, die interne Entscheidungsunterlagen vorbereiten.
Praxis
Praxisbericht zur Vereinheitlichung dezentraler Beschaffung
Ein aktuelles Praxispapier beschreibt, wie ein mittelständisches Unternehmen seine dezentralen Beschaffungsprozesse in einen gemeinsamen Workflow überführt hat. Der Fokus liegt auf der Dokumentation von Annahmen, der schrittweisen Einbindung von Fachbereichen und der Definition einfacher Kennzahlen für die ersten Monate nach dem Go Live. Das Papier steht registrierten Nutzerinnen und Nutzern zur Verfügung.
Update
Erweiterte Standardberichte für Revision und Compliance
Die Plattform wurde um zusätzliche Auswertungen für Revision und Compliance erweitert. Neue Standardberichte zeigen unter anderem, wie häufig Sonderfreigaben genutzt werden, welche Warengruppen von Richtlinienabweichungen betroffen sind und wie sich Genehmigungszeiten über verschiedene Organisationseinheiten verteilen.
Hintergrund und Einordnung
Wie starte ich eine Beschaffungsdigitalisierung pragmatisch
Transformation
Viele Teams fragen, ob ein umfassender Transformationsplan notwendig ist, bevor erste digitale Workflows umgesetzt werden. Unsere Erfahrung zeigt, dass ein fokussierter Einstieg meist sinnvoller ist. Zunächst werden ein klar begrenzter Prozess, typische Ausnahmefälle und relevante Kennzahlen definiert. Auf dieser Basis lässt sich ein Pilotbereich aufbauen, in dem reale Daten und Rückmeldungen gesammelt werden. Aus den Beobachtungen entsteht dann schrittweise ein belastbares Zielbild, statt eines theoretischen Gesamtplans.
“Kurz, fokussiert und auf konkrete Fragestellungen im Beschaffungsalltag ausgerichtet.”
Der Newsletter richtet sich an Personen, die Beschaffungs- und Finanzprozesse verantworten und sich für strukturierte Praxisbeispiele, kompakte Analysen und Hinweise auf Veranstaltungen interessieren. Die Inhalte konzentrieren sich auf konkrete Fragestellungen aus Projekten und werden in einem sachlichen Format aufbereitet.
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