Eivryosnuenraor verbindet Beschaffung, Finance und Revision in einem strukturierten Procure to Pay
Ablauf.
Fallstudien Überblick
Die Fallstudien auf dieser Seite zeigen, wie Unternehmen mit unterschiedlichen Strukturen ihre Beschaffung schrittweise strukturiert, dokumentiert und an bestehende Finanzprozesse angebunden haben.
Fertigung
Öffentlicher Sektor
Services
Fertigung
Beschaffung in der Produktion
In der Fertigungsindustrie treffen variable Bedarfe auf strenge Budgetvorgaben. Unsere Fallstudien aus diesem Umfeld zeigen, wie Unternehmen Bestellanforderungen, Rahmenverträge und Lieferabrufe in einen einheitlichen Ablauf gebracht haben. Dokumentierte Beispiele verdeutlichen, wie Planungsdaten, Lagerbestände und Lieferzeiten in Berichten zusammengeführt wurden, ohne bestehende Systeme abrupt zu ersetzen.
Öffentlicher Sektor
Regelkonforme Vergaben
Organisationen im öffentlichen Sektor bewegen sich in einem eng regulierten Rahmen. Die entsprechenden Fallstudien legen dar, wie Vergabevorschriften, Genehmigungswege und Dokumentationspflichten im System abgebildet wurden. Dabei wird sichtbar, wie Prüfbarkeit und Nachvollziehbarkeit erhöht wurden, ohne den Arbeitsalltag unnötig zu verkomplizieren.
Services
Dezentrale Bedarfe steuern
Dienstleistungsunternehmen arbeiten oft mit dezentralen Bedarfen und projektbezogenen Budgets. Unsere Beispiele aus diesem Bereich zeigen, wie Richtlinien so gestaltet wurden, dass Projektteams flexibel bleiben und gleichzeitig die Finanzabteilung einen klaren Überblick über Verpflichtungen und Ausgaben erhält. Berichte verbinden hier Projektstrukturen mit Kostenstellen und Zahlungsströmen.
Ausgewählte Kundenbeispiele
Die hier dargestellten Projekte decken unterschiedliche Branchen ab, haben jedoch einen gemeinsamen Kern: Beschaffung, Finance und Revision erhalten eine gemeinsame Datenbasis. Jede Fallstudie beschreibt konkret, wie Ausgangssituation, Zielbild und technische Rahmenbedingungen zusammengebracht wurden. So wird sichtbar, welche Schritte übertragbar sind und wo branchenspezifische Anforderungen eigene Lösungen erfordern.
Fertigung
Zentrale Sicht auf Werkebedarfe
Ein mittelgroßes Fertigungsunternehmen stand vor der Aufgabe, Bestellungen aus Werken in mehreren Ländern mit einer zentralen Finanzsteuerung zu verbinden. Ausgangspunkt waren lokale Excel-Listen, unterschiedliche Genehmigungswege und eine begrenzte Sicht auf offene Verpflichtungen. Im Projekt wurden zunächst Bedarfsarten und Warengruppen vereinheitlicht, anschließend ein zentraler Genehmigungsworkflow eingeführt. Die Fallstudie beschreibt, wie Budgetverantwortliche heute Bestellanforderungen vor der Freigabe in einer konsistenten Übersicht sehen und wie die Zahl nachträglicher Umbuchungen reduziert werden konnte. Die Erfahrungen zeigen auch, welche Kompromisse zwischen Standardisierung und lokaler Flexibilität notwendig waren.
Öffentlicher Sektor
Nachvollziehbare Vergabeabläufe
Eine öffentliche Einrichtung wollte Beschaffungsprozesse so dokumentieren, dass Vergabeprüfungen effizienter ablaufen. Bisher lagen Informationen zu Angeboten, Entscheidungen und Genehmigungen verteilt in E-Mails und Aktenordnern vor. In der Fallstudie wird beschrieben, wie Ausschreibungsphasen, Bewertungsmatrizen und Vergabeentscheidungen in einem strukturierten Ablauf erfasst wurden. Genehmigungsregeln orientieren sich nun an klar hinterlegten Schwellenwerten, und die Unterlagen zu einzelnen Verfahren sind digital gebündelt. Dadurch lassen sich Anfragen von Prüfinstanzen schneller beantworten, während operative Teams weiterhin mit bekannten Arbeitsschritten agieren.
Ausgangslage im Einkauf
Ausgangssituation: Ein Fertigungsunternehmen arbeitete mit mehreren, voneinander getrennten Bestellwegen. Freitexte in E-Mails, unterschiedliche Excel-Vorlagen und späte Einbindung des Finanzbereichs führten zu intransparenten Verpflichtungen und aufwendigen Abstimmungen. Unsere erste Aufgabe bestand darin, diese parallelen Pfade sichtbar zu machen und eine gemeinsame Struktur für Bedarfe, Budgets und Genehmigungen zu definieren.
Implementierte Lösung
Gemeinsam mit Einkauf, Finance und Controlling wurde ein einheitlicher Anforderungsprozess eingeführt. Bedarfe laufen nun über standardisierte Formulare, die Warengruppen, Kostenstellen und Budgetzuordnungen abfragen. Genehmigungsregeln sind im System hinterlegt, sodass Schwellenwerte und Rollen klar zugeordnet sind. Parallel wurden Schnittstellen zur Buchhaltung eingerichtet, um Verpflichtungen frühzeitig abzubilden.
Operative Effekte
Nach der Einführung konnten Ad-hoc-Bestellungen ohne Genehmigung deutlich reduziert werden, weil alle Anfragen denselben Ablauf durchlaufen. Budgetverantwortliche sehen vor einer Freigabe, welche Verpflichtungen bereits bestehen. Die Zahl manueller Rückfragen zu Kostenstellen und Warengruppen ging zurück, da Pflichtfelder und Auswahlhilfen direkt im Prozess unterstützen.
Messbare Verbesserungen
Für das Management entstand eine konsistente Sicht auf Bestellungen, Eingangsrechnungen und Zahlungen. Standardisierte Berichte zeigen nun, welche Bereiche Richtlinien einhalten, wo Sonderfreigaben gehäuft auftreten und wie sich Lieferzeiten auf Bestände auswirken. Diese Transparenz bildet die Grundlage für weitere Optimierungen, etwa bei Rahmenverträgen oder Lieferantenkonsolidierung.
Gemeinsame Datengrundlage statt paralleler Wahrheiten
Eine CFO-Perspektive zeigt, welchen Stellenwert strukturierte Beschaffungsdaten für Budgetsteuerung und Berichterstattung haben können.
Claudia Weber
Chief Financial Officer
Praxisbeispiele
Fallstudien gezielt nutzen, statt allgemeine Versprechen zu lesen
Unsere Fallstudien sind keine abstrakten Erfolgsgeschichten, sondern detaillierte Dokumentationen realer Beschaffungs- und Finanzprozesse. In Walkthroughs legen wir offen, welche Ausgangssituation vorlag, welche Annahmen getroffen wurden und welche Grenzen ein Projekt hatte. So entsteht eine sachliche Basis, um zu prüfen, ob unser Ansatz zu Ihrer Organisation passt. Ergebnisse können sich unterscheiden, deshalb betrachten wir jeden Kontext separat.
Strukturierte Durchsprachen der Fallstudien zeigen, welche Prozessschritte übertragbar sind und wo individuelle Anpassungen sinnvoll bleiben.
Auf Wunsch organisieren wir Referenzgespräche mit Kunden, bei denen Einkaufsleitung und Finance ihre Erfahrungen teilen.
Gemeinsam identifizieren wir Kennzahlen, mit denen sich Ihre Ausgangslage sachlich mit bestehenden Projekten vergleichen lässt.